Bâtir une équipe adaptée au télétravail

« Les employés eux-mêmes nous le disent : pour bien collaborer avec un collègue à distance, il faut avoir des personnalités compatibles au télétravail », dit Robert Skoczylas, président de Technologies Indigo Canada. Pour que les personnalités s’assemblent bien, il ne suffit pas de brasser les cartes parmi les ressources existantes : il faut orienter son recrutement en conséquence.

« Le télétravail ne convient pas à tout le monde », constate Marie-France Émond, CRHA et vice-présidente Opérations et RH de Technologies Indigo Canada. Dans son processus de recrutement, elle tient compte de l’aptitude des candidats à s’épanouir en situation de télétravail.

Les entrevues de sélection comportent des mises en situation effectuées en télétravail, ainsi que des questions qui ne font pas forcément référence au télétravail. Par exemple :

• Donnez un exemple d’une occasion que vous avez saisie au travail pour faire avancer une idée ou un projet;
• Quelle est la réalisation dont vous êtes le plus fier?
• Si on vous donnait un budget de 50 000 $ pour démarrer une entreprise, que feriez-vous?
• Quelle est votre définition d’un bon leader?

« On cherche des candidats orientés vers l’action, avec des compétences en autodéveloppement et en autonomie », explique Marie-France Émond.

Gérer par objectifs

Avec une équipe de travail disséminée, la gestion par objectifs s’impose. Technologies Indigo fixe à chaque employé, sur une base hebdomadaire, des objectifs à court terme liés aux travaux en cours, et des objectifs à long terme axés sur le développement professionnel de l’employé selon un cycle annuel.

Faire confiance aux télétravailleurs

Certains gestionnaires craignent que le télétravail entraîne une baisse de productivité. À ceux-ci, Marie-France Émond suggère de :

• Se rassurer en définissant plus précisément les objectifs et les livrables;
• Maintenir une communication fréquente avec leurs employés;
• S’interroger quotidiennement sur de nouvelles tâches qu’ils pourraient déléguer.

Robert Skoczylas les encourage à ne pas porter une attention excessive à la productivité à très court terme. « Tout le monde ne peut pas être à tout instant au summum de sa productivité, note-t-il. L’important, c’est de livrer dans les temps ce qui a été prévu, pas d’être super productif chaque jour. »

Pratiquer un leadership de proximité, même à distance

« Je ne crois pas à la microgestion, et de toute façon on doit faire confiance aux employés et bien les encadrer, dit Robert Skoczylas. Mais il faut rester proche des employés, rester disponible pour les guider et les aider. »

Marie-France Émond soutient que ce leadership de proximité exige un effort de la part des gestionnaires. « Faute d’avoir reçu une formation pour soutenir une équipe en télétravail, dit-elle, un gestionnaire doit constamment se demander : Suis-je assez disponible pour mes employés? Mes employés savent-ils qu’ils peuvent me demander de l’aide à tout moment? »

Rester attentif à chaque employé

« Lors des échanges avec les employés, il faut être attentif aux signes pour percevoir s’il y a des malentendus ou des conflits, ou si l’employé est sujet à un stress, dit Robert Skoczylas. Dès que je perçois un problème, je prends mon téléphone ou je lance une vidéoconférence avec l’employé directement. »

Créer un sentiment d’appartenance et entretenir l’esprit d’équipe

Comme plusieurs autres entreprises, Indigo organise des événements sociaux, des 5 à 7 virtuels pour encourager l’engagement de ses employés dans un contexte moins formel. Dans le cadre du travail, une réunion hebdomadaire, le vendredi matin, donne à chaque employé l’occasion de souligner la progression de leur projet et la bonne nouvelle personnelle de la semaine qui s’achève.

Favoriser l’interaction sociale entre employés

L’entreprise encourage ses employés à s’envoyer entre eux des invitations pour passer ensemble leurs pauses de 15 minutes. « Dans un bureau, cette pause serait l’occasion de discuter autour de la machine à café ou sur le chemin des toilettes, alors on s’efforce de remplacer ces occasions d’échanges personnels, spontanés et détendus », explique Marie-France Émond.

Les employés s’envoient aussi parfois des vidéos personnelles ou humoristiques, sans rapport avec le travail, et l’employeur ne s’en offusque pas, au contraire.

Faire preuve de flexibilité dans les horaires

Le télétravail facilite les horaires variables, alors Technologies Indigo se montre flexible. « Certains employés préfèrent commencer leur journée à 10 h. D’autres veulent prendre plus de temps le midi pour dîner tranquillement avec leurs enfants. Pourquoi pas, tant qu’ils travaillent le nombre d’heures prévu et que le travail est fait », dit Marie-France Émond. Avec un peu de planification, la flexibilité des horaires permet aussi de s’adapter de près aux besoins des clients.

Se doter d’outils technologiques adaptés et performants

Technologies Indigo a testé plusieurs technologies pour soutenir son fonctionnement en télétravail. Les principaux outils numériques qu’elle utilise sont :

• La G Suite de Google, pour le courriel et le partage des documents;
• La suite Office 365 et Teams, utilisés par plusieurs clients;
• Le service de messagerie instantanée Slack, pour des échanges fréquents sur les projets en cours, la révision de documents avant leur envoi aux clients et l’organisation spontanée de vidéoconférences en cas de besoin. « L’adoption de Slack nous a permis de réduire de 90 % notre utilisation du courriel, témoigne Robert Skoczylas. L’organisation de la plateforme en canaux par projet me permet d’aller consulter à tout moment les échanges sur un projet, pour voir s’il y a une raison que j’intervienne. »;
• Bluejeans, pour les vidéoconférences;
• Trello, pour la gestion de projets;
• La suite d’outils d’Atlassian pour faciliter la collaboration dans la gestion des projets et des clients. « Nous l’utilisons aussi comme intranet, notamment pour les RH, précise Robert Skoczylas. Nous y conservons les politiques RH et les profils de compétences. Cela m’est particulièrement utile au moment de préparer une entrevue d’évaluation, pour voir les progrès d’un employé. »;
• Harvest, pour le suivi des heures et la facturation.

Former les employés aux pratiques de sécurité numérique

« Depuis le début de la pandémie, on a constaté une hausse des cybercrimes auprès des compagnies, dit Robert Skoczylas. Le cas le plus fréquent est la cyber-rançon : un malfaiteur chiffre vos données pour les rendre inaccessibles et exige une rançon pour vous en redonner l’accès. Pour se protéger, on peut s’équiper de logiciels, mais il est aussi très important d’éduquer les employés. »

« Les employés sont également un facteur de vulnérabilité pour la protection des données. Il faut leur apprendre les bonnes pratiques permettant de respecter les politiques de confidentialité, notamment en ce qui concerne la gestion du courriel et l’échange de documents et autres données confidentielles. »

Reconnaître malgré tout le besoin de rencontres physiques

Alors que Technologies Indigo était une entreprise entièrement virtuelle il y a deux ans, son président a décidé d’ouvrir un bureau physique. « Je voulais m’assurer que tous les employés partagent la même philosophie, explique-t-il. On n’a pas besoin d’un lieu physique pour livrer les projets, mais c’est utile d’avoir un endroit pour se rencontrer et discuter de technologie. »

« Entre employés, on s’écrit pour savoir qui va au bureau aujourd’hui, ajoute Marie-France Émond. Le fait de se rencontrer physiquement est devenu un événement social. C’est fédérateur pour notre équipe. »