Je me souviens encore de ma grande nervosité à l’idée de rencontrer les membres de mon équipe pour les informer de la mise en place d’un changement important. Je voulais, à ce moment de ma carrière, que tout le monde m’aime, que tous adhèrent au changement et au processus proposé sans jugement.
Ce ne fut pas aussi facile que je l’avais souhaité. J’ai dû faire face à plusieurs embûches. Cette expérience m’a été très bénéfique. Elle m’a entre autres appris qu’à défaut d’être aimée de tous, je devais être une gestionnaire inspirante lors de mes communications.
Pour éviter certains soucis, voici les actions clés que je mets dorénavant en pratique pour réussir à mobiliser une équipe autour d’un projet et qui ultimement mènent au succès des changements communiqués.
- Créer un climat positif et amical
- Présenter le contexte et les raisons de ce changement
- Expliquer pourquoi le changement est nécessaire et les avantages concurrentiels qu’il va procurer.
- Exposer le processus de sélection et d’analyse que l’entreprise a suivi pour faire ce choix.
- Expliquer clairement et précisément le changement (surveiller son ton de voix et ses expressions faciales)
- Expliquer les bénéfices, le rendement éventuel de l’investissement.
- Partager les jalons du déploiement et le soutien qui sera mis en place pour les employés (formation, liste de vérification, FAQ, etc.).
- Insister sur les obstacles susceptibles d’être rencontrés
- Parler des impacts et des défis de l’équipe et des partenaires.
- Être franc, verbaliser les problèmes potentiels tout en sollicitant leur aide pour les résoudre.
- Mentionner qu’il faudra du temps et de la patience ainsi que de la bonne volonté et de la flexibilité.
- Se concentrer sur les forces de l’équipe : par exemple, en raison de notre performance, de notre réceptivité au changement et de notre habileté à surmonter les difficultés, nous réussirons ensemble à faire de ce projet un succès.
- Expliquer ses attentes et discuter des responsabilités partagées. Par exemple :
- En tant qu’équipe, nous devons élaborer un processus de résolution de problèmes. J’aimerais vous proposer une session d’échange d’idées, le mois qui suivra la mise en application du changement. Un manuel de formation à l’intention des utilisateurs devra être créé. Nous aurons besoin de certaines personnes pour former un groupe d’intervention spéciale qui agira rapidement afin d’améliorer le processus et dont les ressources deviendront des spécialistes de ce changement.
- Demander de la rétroaction
- Demander leurs commentaires et suggestions aux membres de l’équipe.
- Porter une attention particulière à ceux qui n’ont pas beaucoup parlé.
- Leur demander s’ils ont quelque chose à ajouter et leur poser des questions ouvertes.
- S’assurer de bien les écouter et de ne pas porter de jugement sur les réactions.
- Laisser la personne exprimer ses réactions
- Demander aux membres de l’équipe d’exprimer leurs réactions face au changement.
- Les inviter à s’exprimer librement.
- Leur dire que ce sera un plaisir de les rencontrer individuellement s’ils préfèrent s’exprimer en privé.
Durant la présentation, ne pas oublier d’observer, d’écouter, d’intervenir et de laisser aller.
Pour conclure, il faut savoir qu’en gestion, croire qu’on obtiendra dans toutes les situations l’engagement total des gens est irréaliste. Par contre, rien n’empêche de paver le chemin du succès en réalisant les bonnes actions!
