Près de 70 % des changements se soldent par un échec¹. Le fait d’ignorer l’aspect humain du changement amène son lot de conséquences : diminution de la productivité, départ des joueurs clés, anxiété, insatisfaction de la clientèle et autres². Dans un contexte de PME, les budgets sont souvent limités et il faut faire preuve d’imagination. Comment le professionnel des ressources humaines peut-il faciliter le changement et mener à son succès?

Établir la stratégie

D’abord, quelle sera l’expertise requise en gestion du changement pour mener à bien le projet? Il est possible que certaines personnes dans l’organisation possèdent les aptitudes et les connaissances nécessaires. Parfois, de la formation ou de l’accompagnement par des ressources externes peut être d’un grand soutien.

Il est essentiel de déterminer les raisons qui ont mené au changement apporté. Cela permettra de communiquer à toutes les personnes impliquées la logique et les motifs derrière tout ce bouleversement. Il est également préférable d’anticiper les craintes et de déterminer les sources de préoccupation des différents acteurs.

Bien sûr, le soutien des dirigeants est essentiel. Il peut être très pertinent de créer une équipe de gestion du changement et surtout, d’élaborer un plan de transition comprenant des échéanciers.

Agir à titre de partenaire auprès des gestionnaires

Afin que les employés acceptent le changement, ils doivent avoir le sentiment que les gestionnaires sont porteurs du projet. Il faut donc d’abord s’assurer de l’adhésion de ceux-ci. Pour ce faire, il est possible de les impliquer activement et de leur démontrer la pertinence du changement. Leur communiquer les objectifs du changement favorisera certainement leur acceptation.

La personne responsable des ressources humaines peut également accompagner les gestionnaires dans toutes les phases du changement et les conseiller à l’égard de l’approche à adopter auprès des employés. Plus concrètement, un guide avec des pistes de réponse aux principales inquiétudes peut être un excellent outil pour les gestionnaires. Il peut également être intéressant de créer des moments propices pour qu’ils puissent partager des idées et les pratiques exemplaires.

Écouter et favoriser la communication

La communication est un élément incontournable de la gestion du changement. Cela permet de diminuer les inquiétudes et de s’assurer que tous partagent la même vision. Pour ce faire, la transparence et la communication bidirectionnelle sont essentielles.

Plusieurs moyens d’échanges peuvent être utilisés. Par exemple, la création d’un processus pour recevoir les commentaires des employés peut être intéressante (ex. : boîte de dialogue anonyme en ligne, adresse courriel, boîte à suggestions). La tenue de sessions d’information, par exemple, des déjeuners avec la direction où les employés peuvent poser leurs questions, peut également être bénéfique.

Identifier et enrôler les porteurs de projet

Il est important d’impliquer les alliés afin qu’ils adhèrent au changement et qu’ils agissent en tant qu’ambassadeurs. La reconnaissance des comportements qui soutiennent le changement est aussi un bon moyen d’obtenir des appuis.

Encourager la participation et encadrer

Les employés doivent avoir les ressources et l’autonomie nécessaires pour bien s’approprier le changement. L’implication dans les différentes phases de la période de transition est essentielle. Il est également important d’impliquer les acteurs clés au bon moment.

Planifier les effectifs

Avec le changement, vient généralement un besoin de planifier les effectifs. Il est suggéré d’établir un portrait des ressources et des compétences nécessaires, ainsi que de celles qui sont disponibles pour faire face au changement. Il faut ensuite corriger l’écart, lorsque nécessaire. Une fusion-acquisition, par exemple, peut aussi mener à une réduction des effectifs.

Développer les compétences

Lors de la planification des effectifs, il est possible que le besoin de développer les compétences des employés ait été déterminé. Il faut également considérer que les employés peuvent craindre de ne pas avoir les compétences requises pour faire face au changement. Pour ces raisons, il est recommandé de déterminer les compétences qui doivent être acquises par les employés et de définir une stratégie de formation.

Mobiliser l’équipe

Le changement peut amener une baisse de la mobilisation. Pour éviter cette situation, il est possible de sensibiliser et de conseiller les gestionnaires en ce sens. Le fait d’encourager la prise de risques et les initiatives, de souligner la contribution des employés et de célébrer toutes les victoires, aussi petites soient-elles, favorisera la mobilisation.

Mesurer et adapter

Bien qu’un plan de transition soit élaboré en début de projet, celui-ci doit être flexible. Le pilotage d’un changement implique des éléments imprévisibles qui nécessiteront des adaptations et des améliorations quant aux procédures et aux processus.

Conclusion

La résistance au changement est une réaction humaine tout à fait normale, qui peut s’expliquer par l’insécurité, la peur de ne pas être à la hauteur, de perdre des acquis, etc. Il ne faut donc pas négliger le volet humain du changement. Pour faire un succès d’un tel projet, « planifier », « écouter », « communiquer » et « impliquer » sont sans doute les quatre mots clés à retenir.

Sources :

¹Harvard Business Review : https://hbr.org/2000/05/cracking-the-code-of-change/ar/1
²Prosci : https://www.prosci.com/change-management/thought-leadership-library/the-what-why-and-how-of-change-management