Après une centaine de CV triés et une dizaine de personnes rencontrées, vous êtes convaincu d’avoir trouvé la personne qui apportera une valeur ajoutée à votre entreprise. Vous êtes prêt à faire tous les efforts nécessaires pour faciliter son apprentissage et favoriser la progression de sa carrière. Vous avez même déjà pensé à des objectifs et des indicateurs de performance pour l’année à venir. Mais qu’en est-il de l’intégration, du déroulement de sa première journée/semaine? Y avez-vous sérieusement pensé?

Kronos1  a sondé 350 organisations sur leurs pratiques en matière d’intégration des nouveaux employés. Plus de 260 ont répondu que les bonnes pratiques d’intégration de nouveaux employés étaient sous utilisées au sein de leur compagnie.

Les prochaines lignes ont pour but de mettre en lumière la nécessité d’avoir un bon processus d’intégration pour vos nouveaux employés. En effet, ces bonnes pratiques pourront favoriser une meilleure rétention de votre main-d’œuvre dans les premiers 6 à 12 premiers mois de l’embauche. Les efforts investis dans le recrutement et la formation sont extrêmement coûteux. Il serait donc avantageux de prendre des mesures proactives pour vous assurer de bien intégrer et retenir votre nouveau personnel.

Plusieurs de vos employés ont fort probablement déjà vécu une première journée de travail désastreuse : aucun équipement prêt, supérieur immédiat non disponible, accès informatiques non préparés, espace de travail non nettoyé avec des tiroirs pleins des choses appartenant à l’employé précédent, ou bien encore un ménage fait à la dernière minute sous vos yeux.

Nous sommes d’accord que cela met le nouvel employé dans une situation assez inconfortable, et si l’un de vos employés a vécu cette expérience, vous ne voudriez assurément pas que d’autres la revivent.

Qu’est-ce qui définit une belle journée d’intégration?

Pour vous, en tant qu’employeur, le mot clef est : PRÉPARATION. Vous n’avez pas besoin d’avoir un service des ressources humaines pour organiser une belle journée d’intégration. Commencer par établir un processus simple et clair. Si votre effectif vous le permet, essayez d’avoir plusieurs intervenants pour éviter que la pression se retrouve sur une seule personne. Créez une liste de vérification de tous les éléments importants et identifiez la ou les personnes qui seront responsables de la préparation. Voici une liste non exhaustive des principales actions à réaliser :

  • Espace de travail prêt et propre.
  • Préparation de la carte d’accès au bâtiment/bureau.
  • Préparation des clefs (si applicable).
  • Courriel de bienvenue pour aviser l’employé de l’heure à laquelle vous l’attendez, du déroulement de la journée, des documents à apporter (ex. : spécimen de chèque, diplômes originaux, pièce d’identité, etc.), confirmation du code vestimentaire.
  • Préparation d’un horaire pour la journée. Si différentes personnes sont concernées, assurez-vous qu’elles sont informées et qu’elles seront disponibles.
  • Désignation d’une personne qui prendra le temps de manger avec l’employé à sa première journée (idéalement son supérieur immédiat ou lorsque possible, un lunch avec les membres de l’équipe avec laquelle il devra travailler).
  • Courriel ou avis sur l’intranet pour annoncer l’arrivée de la nouvelle recrue au reste de l’équipe.
  • Si vous êtes présent sur les réseaux sociaux : ajout de votre nouvelle recrue à vos abonnés. Ce genre de pratique est particulièrement valorisé par les milléniaux qui, d’ici quelques années, constitueront la majorité de la population active.
  • Préparation de la papeterie et des articles promotionnels, le cas échéant (cahier, agenda, bouteille d’eau, chandail, sac à lunch, etc.). Idéalement, déposez le tout sur l’espace de travail de la personne.

Quels sont les bénéfices d’une bonne journée d’intégration?

Soyez rassuré, tous ces efforts seront récompensés. Une étude réalisée chez nos voisins américains démontre que 31 % des travailleurs ont déjà démissionné de leur fonction dans les 6 premiers mois[2] et plus de 16 % dans la première semaine. Dans un contexte de plein emploi, ces statistiques ne sont certainement pas à prendre à la légère. Si les efforts nécessaires sont consentis, vos nouveaux employés se sentiront directement valorisés et plus engagés. Leur intégration sera facilitée, ce qui renforcera la collaboration au sein de vos équipes. N’oubliez pas aussi que vos employés (nouveaux comme anciens) sont vos meilleurs ambassadeurs. À l’ère du 2.0, il est fréquent de voir des personnes partager leurs expériences (bonnes, mais surtout mauvaises) sur les réseaux sociaux. L’auditoire s’élargit rapidement et le contrôle des dommages devient de plus en plus difficile. Alors, faites en sorte que Roger, votre nouveau technicien en gestion de données, change son statut Facebook en rentrant de sa première journée pour un message encourageant, dynamique et positif plutôt que pour un doute sur la décision d’avoir accepté cet emploi.

La première journée est importante, mais que se passe-t-il après?

Pour que vos efforts de préparation de la première journée portent leurs fruits, il faudra semer des graines tout au long du parcours de vos employés. Établissez des objectifs clairs et planifiez de la formation continue. Si la taille de votre entreprise le permet, vous pourriez même mettre en place un système d’accompagnement où une personne plus ancienne devra rencontrer le nouvel employé de façon ponctuelle (mensuelle ou trimestrielle) pour prendre le pouls. Les plus petites organisations peuvent choisir le sondage rapide après 3 ou 6 mois. Un bon moyen pour se rajuster au fur et à mesure.

Marché du travail 2.0

Nous vivons une révolution générationnelle et industrielle. Si vous voulez attirer, mais surtout retenir les meilleurs candidats, assurez-vous de suivre les nouvelles tendances et d’être attentif à la réalité des milléniaux dans vos pratiques d’entreprise. La première journée de travail définira l’impression que vos employés auront de votre compagnie. Si elle est négative, il faudra du temps et de bons arguments pour la changer. Ne prenez pas de risque et misez sur un premier jour réussi et une marque employeur non seulement préservée, mais renforcée.

[1] HCI Develop your Workforce , Signature Series : New Hire Momentum : Driving the Onboarding Experience.

[2] https://www.bamboohr.com/blog/onboarding-infographic/.